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Microsoft SharePoint: ¿para qué lo usa?

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SharePoint es una herramienta de colaboración y gestión de documentos desarrollada por Microsoft. Es un sistema de administración de contenido e intranet que se utiliza para fines internos. SharePoint consta de un conjunto multifuncional de tecnologías que están estrechamente integradas con Office 2019, así como capacidades útiles de administración de documentos.

¿Por qué es útil SharePoint?

Las funciones principales de SharePoint son almacenar documentos en un formato más eficaz y unir a una organización digitalmente. Estos son algunos de los beneficios que recibirá su organización al usar SharePoint:

 

Un historial de versiones para cada documento

Una instalación de almacenamiento de documentos tradicional suele ser una carpeta en un servidor. SharePoint es más eficaz que el método tradicional porque realiza un seguimiento de las versiones del documento. Por ejemplo, en una configuración de carpeta tradicional, no verá el historial de versiones activo para cada documento o cambio de nombre de archivo. SharePoint proporciona más información sobre el archivo. No es un archivo cualquiera contenido en una carpeta, es una pieza de información en evolución que tiene un historial y un contexto.

Mantenga toda la información en un lugar central

Esto va desde cosas como actualizaciones del CEO hasta reuniones o eventos importantes. SharePoint trae toda la información a un lugar interno para que el personal pueda encontrar rápidamente la información que necesita. Otros ejemplos son alertas genéricas sobre determinados clientes o incidentes que todos deberían conocer. Con SharePoint, simplemente publica el mensaje y todos pueden acceder a él. Ya no son necesarios el correo electrónico o los tablones de anuncios; simplemente lo publica en SharePoint.

 

Fomentar la colaboración

SharePoint está diseñado para llevar la organización a un punto central donde los empleados trabajan juntos. Esto es especialmente importante para las organizaciones que no están conectadas geográficamente. Debido a que algunas sucursales trabajan en un formato muy aislado, SharePoint ofrece al personal la oportunidad de comunicarse a través de un portal. Mientras que en el pasado algunos miembros del personal solo trataban con la empresa durante una reunión de la empresa, SharePoint reúne a esas personas para que todos trabajen juntos de forma continua. La colaboración fomenta la innovación y construye una cultura corporativa que genera ideas creativas.

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