SharePoint es la plataforma de colaboración de Microsoft, similar a Google Drive pero con mucho más. Es un lugar donde los miembros del equipo pueden comunicarse, intercambiar información y colaborar. También es un repositorio de archivos compartidos, blogs, sistema de gestión de contenido web y una intranet. En este blog puede leer qué es exactamente SharePoint, por qué debería usar SharePoint y cuáles son las características más útiles de SharePoint 2019 y 2016.
¿Qué es Microsoft SharePoint?
SharePoint le permite administrar todo el contenido de su negocio (desde solicitudes de información hasta garantías de marketing, finanzas y más), crear sitios web e intranet corporativa para mantener a sus usuarios actualizados con lo que está sucediendo. También asegura que algunos de sus procesos comerciales diarios estén automatizados.
¿Por qué debería usar SharePoint?
A continuación se presentan algunos puntos de por qué debería usar SharePoint.
1. Se simplifica la gestión de documentos
El sistema de administración de documentos de SharePoint es simple y eficiente. Varias razones, como la presencia de SharePoint en la nube y la capacidad de automatizar los procesos de documentos, hacen que la gestión de documentos sea muy sencilla. También pueden editar documentos directamente en el navegador y documentos de coautoría.
2. Aspecto social
SharePoint no es una herramienta de redes sociales, pero tiene una funcionalidad que te ayudará a conocer un poco mejor tu negocio, especialmente si estás en una gran empresa. SharePoint le permite agregar perfiles personales a su intranet para que otros puedan ver sus intereses, con quién trabajan y cuál es su función. Te permite encontrar a alguien en la empresa y mejora los canales de comunicación.
3. Automatización
La gestión de documentos y registros dentro de SharePoint se simplifica. Muchas intranets estarán inundadas de documentos en muchos lugares. Mover este contenido y administrarlo manualmente puede ser cosa del pasado si configura la funcionalidad de automatización. Puede establecer fechas de vencimiento para los documentos que es posible que deban actualizarse o destruirse más adelante. Puede mover documentos después de un cierto período de tiempo o después de que se haya otorgado permiso en un flujo de trabajo. Automatizar documentos en una intranet puede ser extremadamente productivo y tomar la mitad del tiempo de hacerlo manualmente.
Características principales SharePoint 2016
1. Vista previa de medios
SharePoint 2016 también le permite obtener una vista previa de videos e imágenes mientras pasa el mouse sobre ellos. Ya no tiene que hacer clic en el contenido para verlo.
2. Archivos grandes
Las versiones anteriores de SharePoint no admiten archivos grandes. No se cargará ningún archivo de más de 2047 MB. Con el lanzamiento de SharePoint 2016, el tamaño de archivo permitido ha aumentado a 10 GB. Sin embargo, generalmente es mejor evitar almacenar archivos muy grandes en SharePoint, ya que la conexión se puede perder durante la carga.
3. Privacidad total
La piratería es un problema importante para las empresas con información confidencial. Con esto en mente, Microsoft decidió centrarse en mejorar las conexiones de cifrado en SharePoint 2016. SharePoint ahora es compatible con la seguridad de la capa de transporte. Esto permite un mayor grado de privacidad y cifrado de datos entre dos aplicaciones que se comunican.
4. Experiencia móvil
El acceso a SharePoint en un dispositivo móvil fue imposible para muchos debido a la falta de un diseño receptivo. SharePoint 2016 viene con una versión móvil fácil de usar con un excelente diseño y excelente navegación. Ahora puede acceder a SharePoint desde cualquier lugar y hablar con su equipo de forma remota para facilitar el trabajo.
Características principales SharePoint 2019
1. Soporte mejorado para los procesos comerciales
Las empresas confían en SharePoint para respaldar la colaboración, la automatización de procesos comerciales y las aplicaciones comerciales personalizadas. Mover cargas de trabajo complejas a la nube puede resultar complicado. Afortunadamente, SharePoint 2019 incluye automatización de procesos y tecnologías de formularios como PowerApps y Flow para conectarse a sus datos locales.
2. Página de inicio de SharePoint
La página de inicio de SharePoint facilita a los usuarios la búsqueda y el acceso a sitios de SharePoint dentro de la organización. Los usuarios también encontrarán noticias de los sitios que siguen y de los sitios sugeridos. Además, pueden crear sitios desde la página de inicio, si el administrador ha habilitado la capacidad para hacerlo.
3. Listas y bibliotecas
La nueva versión preliminar incluye las experiencias modernas para listas y bibliotecas en sitios de grupo. Esto actualiza la experiencia con SharePoint Online. Las listas estándar y la experiencia de la biblioteca están optimizadas para las tareas más comunes. Esto permite a los usuarios copiar y mover archivos usando la barra de comandos, anclar documentos, agregar archivos como enlaces, filtrar y ordenar fácilmente y aplicar formato a las columnas.
4. Experiencia de búsqueda moderna
SharePoint 2019 viene con una nueva experiencia de búsqueda. En la experiencia de búsqueda moderna, los usuarios ven los resultados antes de comenzar a escribir y los resultados se actualizan a medida que escriben. La página de resultados de búsqueda muestra una descripción general de los resultados de búsqueda, agrupados por tipo.
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