Microsoft OneNote

Con la digitalización que se está produciendo en muchas empresas desde hace tiempo, la creación de notas también ha cambiado. Por esta razón, Microsoft lanzó OneNote hace ya algún tiempo. Este artículo describe qué es exactamente OneNote, para quién está dirigido y qué puede hacer el usuario con esta herramienta, con el fin de proporcionar una visión clara a los posibles usuarios.

¿Qué es OneNote?

OneNote es una aplicación de notas digitales que se lanzó el 19 de noviembre de 2003. La aplicación es ideal para guardar notas, planes, investigaciones y/o cualquier cosa que se necesite recordar en un solo lugar. Toda esta información se guarda automáticamente en cuadernos en línea, de modo que los usuarios pueden acceder a ella fácilmente desde cualquier dispositivo. Con la función de búsqueda, se puede encontrar información relevante rápidamente, y además se puede organizar, imprimir y compartir con facilidad. Las funciones de colaboración hacen que OneNote sea una herramienta útil tanto para empresas como para instituciones educativas.

Hasta la fecha, se han lanzado seis versiones de OneNote:

• Microsoft Office OneNote 2003
• Microsoft Office OneNote 2007
• Microsoft OneNote 2010
• Microsoft OneNote 2013
• Microsoft OneNote para Windows 10
• Microsoft OneNote 2016

OneNote para empresas

OneNote es una herramienta útil para empresas por varias razones:

• Una de ellas es que facilita la colaboración. Compartir cuadernos permite a los empleados trabajar juntos de manera más fácil, especialmente en proyectos en los que colaboran varias personas.
• Otra razón es la centralización de la información. OneNote funciona como un centro digital donde se recopilan los planes de negocios, notas e ideas, manteniéndolo todo en un solo lugar.
• Además, OneNote ayuda a organizar mejor toda la información. Las empresas manejan distintos tipos de información, que no siempre deberían estar en la misma nota. Con OneNote, la información se puede mantener separada, lo que facilita la búsqueda de la información relevante.

OneNote en educación

Las instituciones educativas también pueden usar OneNote. Esta herramienta crea un entorno de aprendizaje personal para los estudiantes y un espacio de trabajo digital para grupos más grandes. OneNote ofrece espacios digitales para la colaboración en lecciones y tareas importantes, accesibles desde varios dispositivos. Dado que la digitalización está en aumento en escuelas y universidades, una herramienta digital para tomar notas está en perfecta sintonía con esta tendencia.

Además, se pueden añadir imágenes y videos en las notas, lo cual no es posible en las notas en papel, ofreciendo así varias opciones para mejorar la toma de notas.

OneNote: Funcionalidades

En marzo de 2014, Microsoft lanzó una API para el servicio en la nube de OneNote, permitiendo que los datos de otras aplicaciones se envíen al OneDrive del usuario. Esta API se utiliza para dos funciones clave:

• OneNote Clipper: Permite capturar y guardar páginas web o partes relevantes de estas para consultarlas más adelante, incluyendo archivos PDF, imágenes y videos.
• Email to OneNote: Asociando una dirección de correo electrónico a OneNote, toda la información relevante se puede enviar por correo a los cuadernos del usuario.

Otras funcionalidades incluyen:

• Papel digital ilimitado
• Creación de tablas
• Clasificación de notas
• Etiquetas de tareas
• Colaboración en un "cuaderno compartido"

OneNote: Ventajas y desventajas

Para tomar una decisión informada, a continuación se presentan algunas ventajas y desventajas de OneNote:

Ventajas:

• Versión gratuita con todas las funcionalidades incluidas
• Webclipper
• Herramientas de organización
• Ubicación libre para dibujos, textos y archivos adjuntos

Desventajas:

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) limitado
• Sin geolocalización
• Almacenamiento local solo disponible en Windows

OneNote: Versión gratuita vs. versión de pago

OneNote está disponible tanto en versión gratuita como en versión de pago. Aunque las diferencias son mínimas, la versión de pago ofrece algunas ventajas adicionales, como stickers para personalizar las notas, almacenamiento local de archivos en Windows y más espacio de almacenamiento en OneDrive. Los usuarios de la versión gratuita están limitados a 5 GB de almacenamiento.