SharePoint 2016

SharePoint 2016 es una plataforma de gestión de conocimientos y documentos desarrollada por Microsoft y lanzada el 1 de mayo de 2016. SharePoint 2016 se utiliza para diversos fines, como crear sitios web o servir de herramienta en línea para la colaboración dentro de un grupo u organización. Los empleados pueden colaborar de forma segura, productiva y eficiente en cualquier dispositivo y en cualquier momento. 

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es una herramienta para organizar, gestionar y agilizar todo el conocimiento, la información y los procesos dentro de una organización o empresa. La herramienta permite crear datos, noticias u otra información por departamento o equipo a través de sitios de equipo interactivos. En ellos, los usuarios pueden editar, compartir u organizar estos archivos, proporcionando estructura en el lugar de trabajo. También es posible utilizar SharePoint para automatizar todo tipo de tareas o procesos empresariales cuando se vincula a Power Automate y Power Apps.

SharePoint tiene una interfaz clara gracias a sus bibliotecas. En ellas, los documentos pueden almacenarse fácilmente y estos documentos se enriquecen con metadatos. Las bibliotecas de SharePoint disponen de control de versiones, que guarda cada archivo digital. SharePoint también ofrece la posibilidad de intercambiar información, calendarios, tareas y encuestas.

¿Cómo se utiliza SharePoint?

SharePoint se desarrolló originalmente como un DMS (sistema de gestión de documentos). Ayuda a los usuarios a almacenar documentos y les proporciona metadatos. En la actualidad, SharePoint está tan desarrollado que se le ha dado un papel en la intranet. Esto permite a los usuarios crear una página central para compartir información dentro de la organización. Piense en noticias, cumpleaños, pero también en protocolos y políticas. Aunque existen otros paquetes para la intranet, también suelen requerir nuevas licencias. SharePoint, en cambio, está incluido en la licencia de Microsoft y la plataforma se integra con otras aplicaciones de Microsoft. Como resultado, SharePoint puede considerarse en realidad un eje central puesto a disposición de los usuarios para que compartan documentos e información. De este modo, fomenta la colaboración y la comunicación dentro de la organización o empresa.

Cuando se utiliza SharePoint para crear sitios web, los compañeros pueden ver la información clave de un vistazo. Un sitio SharePoint es una colección de contenidos basada en un grupo de personas elegido, como un grupo de trabajo o un departamento específico. La página puede formatearse completamente según el estilo propio de la empresa y el usuario tiene libertad para compartir la información por sí mismo. Algunos ejemplos son: Vídeos, documentos, calendario con fechas importantes o noticias. 

Características de SharePoint 2016

Microsoft suele lanzar versiones actualizadas de sus productos después de varios años. La versión más reciente vienen con algunas nuevas características que no estaban allí antes. Por lo tanto, SharePoint también tiene algunas características importantes en comparación con su predecesor. Estas se nombran y explican a continuación.

Vista previa de medios

En SharePoint 2016 es posible previsualizar vídeos e imágenes cuando el usuario pasa el ratón por encima de ellos. Esto permite al usuario echar fácilmente un vistazo rápido a lo que contiene el archivo y, por lo tanto, esto elimina la necesidad de que el usuario haga clic en el propio archivo para ver el contenido.

Archivos de gran tamaño

Las versiones anteriores de SharePoint no admitían archivos de gran tamaño. Los archivos de más de 2047 MB no se podían cargar en la plataforma. Con el lanzamiento de SharePoint 2016, esto ha cambiado a 10.000 MB. Para la mayoría de los usuarios, este es un gran paso adelante, ya que la mayoría de los archivos no superan los 10.000 MB. Sin embargo, no es aconsejable almacenar archivos de gran tamaño en SharePoint. Guardar archivos grandes puede llevar mucho tiempo, pero esto depende de la velocidad de Internet. Sin embargo, al cargar archivos de gran tamaño, conviene tener en cuenta que puede interrumpirse.

Privacidad total

Hoy en día, los piratas informáticos tienen cada vez más herramientas a su disposición y esto es un gran problema para las empresas con información sensible. Por este motivo, Microsoft ha decidido mejorar las conexiones cifradas en SharePoint 2016. La seguridad de la capa de transporte es compatible con SharePoint 2016. Esto proporciona un aumento de la privacidad y el cifrado de datos entre dos aplicaciones que se comunican. 

Experiencia móvil

La experiencia móvil en versiones anteriores de SharePoint no era buena para muchos usuarios. Esto se debía a la falta de diseño responsivo. SharePoint 2016 presenta una versión móvil fácil de usar con un diseño y una navegación excelentes. Esto garantizó que los usuarios pudieran acceder a SharePoint desde cualquier lugar, lo que significa que los usuarios podían reunirse de forma remota o completar tareas juntos.

Fin de la vida útil de SharePoint 2016

SharePoint 2016, como todos los demás productos de Microsoft, tiene una fecha de Fin de Vida (EoL). Esto significa que los productos de Microsoft solo reciben soporte durante un determinado periodo de tiempo. Una vez pasada esta fecha de fin entonces el usuario puede seguir utilizando el producto, pero todo el soporte que Microsoft ofrece para el producto caduca. El soporte se puede dividir en dos tipos: soporte regular y soporte extendido. SharePoint 2016 recibió el soporte regular hasta el 13 de julio de 2021, lo que significa que SharePoint 2016 recibe nuevas actualizaciones y mejoras con regularidad durante este periodo. Los usuarios también recibirán soporte técnico y actualizaciones de seguridad durante este periodo. Cuando el soporte regular expire después de 5 años, SharePoint solo tendrá el soporte extendido. Este consiste únicamente en actualizaciones de seguridad. El soporte ampliado para SharePoint 2016 finalizará el 14 de julio de 2026.