SharePoint 2019

SharePoint 2019 es una plataforma para la gestión de conocimientos y documentos. Desarrollado por Microsoft, SharePoint se utiliza como marco para configurar un sitio web, que sirve para compartir información y colaborar en línea dentro de un grupo u organización. Esto permite a los empleados de cualquier lugar colaborar de forma segura, productiva y eficiente en cualquier momento y en cualquier dispositivo. 

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es la solución ideal para organizar, gestionar y agilizar todo el conocimiento, la información y los procesos dentro de una organización. Mediante sitios de equipo interactivos, se pueden crear archivos, datos, noticias u otro tipo de información por departamento o equipo. Pero también es posible organizar, compartir y editar. SharePoint suele integrarse con otras aplicaciones de Microsoft. Por ejemplo, constituye la base para la gestión de documentos en Microsoft Teams. Además, también es posible vincularlo con Power Automate y Power Apps, lo que permite automatizar todo tipo de tareas y procesos empresariales en SharePoint.

Un concepto importante en SharePoint son las bibliotecas, en las que se almacenan los documentos. Los documentos almacenados se enriquecen con metadatos vinculados al documento. Las bibliotecas pueden tener control de versiones y, de este modo, cualquier archivo digital puede almacenarse en SharePoint. Otras funcionalidades de SharePoint son el intercambio de información, los calendarios, las tareas y las encuestas.

¿Por qué utilizar SharePoint?

El uso de SharePoint puede resultar muy útil cuando una organización o empresa sigue digitalizándose. Al fin y al cabo, cada vez es más difícil mantener la información accesible, segura, localizable, actualizada y gestionable. Los anticuados servidores de archivos con unidades de red ya no cumplen los requisitos necesarios para llevar a cabo las actividades actuales. Por ejemplo, las unidades de red no se configuran al establecer procesos, lo que actualmente es cada vez más importante para las empresas u organizaciones.

SharePoint se configura como un DMS (Document Management System) en línea. Esto proporciona una plataforma perfecta para la gestión moderna y digital de documentos. La plataforma permite crear bibliotecas de documentos, listas, flujos de trabajo y formularios. También se puede realizar la gestión de versiones, como ya se ha mencionado, y aplicar políticas de archivo de forma automática. Además, SharePoint también cuenta con perfiles personales. En efecto, se pueden añadir perfiles personales en la intranet, lo que permite a los demás ver con quién trabajan, cuál es su función y cuáles son sus intereses. Esto permite al usuario buscar a alguien dentro de la empresa y mejora así la comunicación en general.

Por cierto, SharePoint también es adecuado para un sistema inteligente de gestión de la calidad y el conocimiento. En él, la información y los procesos empresariales pueden registrarse, gestionarse y protegerse de forma clara y centralizada.

Aplicaciones de SharePoint

Cada empresa u organización tiene sus propias razones para elegir o no SharePoint. A continuación se exponen una serie de razones por las que las empresas u organizaciones utilizan SharePoint.

SharePoint proporciona una plataforma central a la que los empleados pueden acceder fácilmente a información y documentos para su trabajo. De este modo, los empleados no tienen que buscar información almacenada en distintos lugares, lo que puede ahorrar tiempo.

SharePoint también puede ayudar a mejorar la colaboración dentro de una empresa u organización. Esto se debe a que los documentos pueden editarse en tiempo real, por lo que lo que se añade o modifica puede verse al instante.

Además, SharePoint puede utilizarse para automatizar el flujo de trabajo. Esto significa que ciertas tareas se realizan automáticamente cuando se cumplen determinadas condiciones. Esto puede conducir a un aumento de la eficiencia del proceso y también ayuda a prevenir errores.

Principales características de SharePoint 2019

La versión anterior de SharePoint, llamada SharePoint 2016, ya venía con una serie de características útiles. Las características consistían en: Vista previa multimedia, archivos de gran tamaño, privacidad total y una experiencia móvil mejorada. Con la entrada de la versión mejorada SharePoint 2019, se han añadido una serie de características. A continuación se explicarán las características más importantes:

Soporte mejorado para los procesos de negocio

Las empresas u organizaciones confían en SharePoint como herramienta de apoyo a la colaboración, la automatización de procesos empresariales y las aplicaciones empresariales personalizadas. Trasladar cargas de trabajo complejas u otros archivos a la Nube puede resultar muy caótico. SharePoint 2019 cuenta con tecnologías de automatización de procesos y formularios, como PowerApps y Flow para ayudar a conectar con los datos locales.

Página de inicio de SharePoint

La página de inicio ofrece a los usuarios una nueva forma de empezar. Simplifica la tarea de encontrar y acceder a los sitios de SharePoint0s dentro de la empresa u organización. Los usuarios también pueden encontrar noticias de sitios sugeridos o de aquellos que visitan con regularidad. Además, también es posible crear sitios propios desde la página de inicio, siempre que así lo establezca el administrador.

Listas y biblioteca

La última vista previa presenta experiencias modernas para listas y bibliotecas en las páginas de equipo. Esto mantiene al usuario siempre actualizado con SharePoint online. De hecho, los usuarios obtienen experiencias optimizadas de listas y bibliotecas por defecto basadas en tareas comunes. De este modo, los usuarios pueden copiar y mover archivos mediante la barra de comandos. También es posible anclar documentos, añadir archivos como enlaces, existen opciones de filtrado y ordenación y se puede aplicar formato a las columnas.

Experiencia de búsqueda moderna

SharePoint 2019 ofrece una nueva experiencia de búsqueda. Es posible ver los resultados antes de haber escrito nada. Estos resultados se basan en las intenciones de búsqueda más comunes y están optimizados para cada persona. Por cierto, los resultados de búsqueda también se actualizarán a medida que el usuario escriba algo, lo que garantiza resultados de búsqueda relevantes. La página de resultados de búsqueda muestra además un resumen de los resultados de búsqueda agrupados por tipo.

Fin de vida de SharePoint 2019

Los productos de Microsoft tienen una fecha de Fin de Vida (EoL). Esto significa que un producto solo es compatible durante un determinado período de tiempo. Esto también se aplica a SharePoint 2019, que distingue entre dos tipos diferentes de soporte: soporte básico y soporte ampliado. SharePoint 2019 se lanzó el 22 de octubre de 2018 y el soporte básico finalizó el 9 de enero de 2024. La fecha de finalización ampliada es el 14 de julio de 2026, aquí SharePoint 2019 solo recibe actualizaciones de seguridad. Las nuevas funciones y mejoras solo están disponibles a través del soporte básico.