Costo total de propiedad: Microsoft 365 frente a Office local durante 5 años

Microsoft 365 cuesta 13 € por usuario al mes. Parece algo claro y fácil de entender. Pero a lo largo de cinco años, una organización con 50 empleados pagará casi 40.000 € en costes de suscripción, solo por las aplicaciones de Office. Una licencia Office 2024 Standard de segunda mano en Softtrader cuesta 140 € por usuario en un pago único. En este artículo calculamos el Coste Total de Propiedad, o TCO, para siete tamaños de organización, desde 10 hasta 1.000 usuarios, dos paquetes de Microsoft 365 y dos alternativas de segunda mano. El cálculo se basa en los precios de Microsoft 365 de julio de 2026, después de la subida de precios anunciada, y en los precios actuales de Softtrader en el momento de redactar este artículo, en abril de 2026. En estos precios aún no se han aplicado descuentos por volumen.

¿Qué comparamos?

Una comparación justa del TCO requiere un marco claro. Comparamos específicamente los costes de uso de las aplicaciones de escritorio de Office: Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Esta es la funcionalidad que ofrecen tanto Microsoft 365 como una licencia perpetua de Office.

Microsoft 365 también incluye servicios en la nube que una licencia perpetua no incorpora: Exchange Online para correo electrónico, OneDrive para almacenamiento en la nube, Teams para videollamadas y SharePoint Online para colaboración. No incluimos estos servicios en el cálculo, pero sí los tratamos en la sección “¿Qué ofrece Microsoft 365 que no ofrece Office on premise?”. Si su organización utiliza activamente estos servicios en la nube y no puede o no quiere alojarlos por su cuenta, este es un factor relevante además del cálculo del TCO.

Los importes en euros de Microsoft 365 son orientativos y se basan en los precios de lista en USD de julio de 2026 tras la corrección del tipo de cambio de febrero de 2026. Las tarifas definitivas en euros pueden variar según la región y el tipo de contrato. Los precios de Softtrader son los vigentes en el momento de redactar este artículo, en abril de 2026. En volúmenes mayores, el precio por licencia puede ser considerablemente más bajo.

El cálculo: TCO por usuario durante 5 años

A continuación calculamos el coste total durante 60 meses, es decir, 5 años, por usuario, partiendo de las tarifas de Microsoft 365 vigentes a partir de julio de 2026.

Microsoft 365 Business Standard frente a Office 2024 Standard

Microsoft 365 E3 frente a Office 2024 Pro Plus

¿Qué significa esto para su organización? TCO por tamaño de organización

El ahorro por usuario solo se aprecia realmente cuando se multiplica por el número de empleados de su organización. A continuación se muestra el TCO a 5 años para siete tamaños de organización habituales, comparado con Microsoft 365 Business Standard a 13 € por usuario al mes.

Y para las organizaciones que actualmente utilizan Microsoft 365 E3, en comparación con Office 2024 Pro Plus a 150 € por usuario:

¿Grandes volúmenes? El precio se vuelve aún más atractivo. Microsoft ofrece descuentos por volumen en las suscripciones de Microsoft 365, pero en las licencias de segunda mano el precio por usuario también baja considerablemente cuando aumentan las cantidades. Estas diferencias de precio no están reflejadas en las tablas anteriores, porque el precio por proyecto depende de varios factores. Softtrader acompaña con regularidad proyectos de 1.000, 5.000 e incluso más de 20.000 licencias. Solicite un presupuesto sin compromiso para su situación específica y reciba en 24 horas una oferta a medida, incluido el descuento por volumen.

Análisis del punto de equilibrio: ¿cuándo pasa Microsoft 365 a ser más caro?

El punto de equilibrio es el momento en el que los costes acumulados de Microsoft 365 superan la inversión única de una licencia de segunda mano. A partir de ese momento, usted paga más con Microsoft 365 de lo que habría pagado con una licencia perpetua.

La conclusión es clara: con Microsoft 365 Business Standard, una licencia de segunda mano resulta más barata en menos de un año. Con Microsoft 365 E3, ya lo es después de cuatro meses. Los 49 a 56 meses restantes del periodo de cinco años se pagan en Microsoft 365 únicamente por la suscripción, mientras que la licencia de segunda mano ya está totalmente amortizada.

¿Qué ofrece Microsoft 365 que no ofrece Office on premise?

El cálculo del TCO compara los costes de las aplicaciones de escritorio de Office. Sin embargo, Microsoft 365 incluye mucho más que las aplicaciones de Office. Una comparación justa exige señalar qué obtiene con Microsoft 365 y qué no incluye una licencia perpetua.

Microsoft 365 Business Standard incluye Exchange Online, correo empresarial con 50 GB de almacenamiento, OneDrive con 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario, Teams para chat y videollamadas, SharePoint Online para intranet y colaboración, además de las versiones web y móviles de las aplicaciones de Office. Microsoft 365 E3 añade licencias de Windows Enterprise, herramientas avanzadas de cumplimiento normativo y gestión de endpoints mediante Intune. Más información sobre los paquetes y precios de Microsoft 365.

Si su organización utiliza activamente estos servicios en la nube, por ejemplo Teams como herramienta principal de comunicación o Exchange Online como plataforma de correo, estos aportan un valor que no se incluye en el cálculo del TCO. La pregunta es si ese valor justifica el coste adicional de entre 640 € y 2.040 € por usuario durante cinco años.

En la práctica, muchas pymes solo utilizan una pequeña parte de la funcionalidad de Microsoft 365. Si usted usa principalmente Word, Excel, PowerPoint y Outlook, y su correo electrónico se gestiona mediante su propio servidor de correo o con una solución de correo independiente, entonces en Microsoft 365 está pagando por un gran paquete de servicios que no utiliza. En ese caso, una licencia perpetua de Office es la opción financieramente más inteligente.

¿Cuándo es mejor elegir Office on premise?

Office on premise es la opción más sensata si su organización cumple uno o más de los siguientes criterios.

Quiere tener un control total sobre los datos sensibles. Con el aumento de las filtraciones de datos y los incidentes de ciberseguridad, cada vez más organizaciones se preguntan si la información crítica de la empresa debe almacenarse en la nube. Office on premise mantiene todos sus documentos y datos dentro de su propia infraestructura de TI y bajo su control. Softtrader observa esta consideración cada vez con más frecuencia en organismos públicos y semipúblicos, entidades sanitarias, despachos de abogados y proveedores de servicios financieros que trabajan con información sensible o confidencial. En estos sectores, la soberanía de los datos no es solo una preferencia, sino a menudo una obligación legal.

Utiliza principalmente las aplicaciones de escritorio de Office y no necesita los servicios en la nube que ofrece Microsoft 365, como Teams, Exchange Online y SharePoint.

Quiere costes de TI previsibles sin suscripciones continuas ni futuras subidas de precio.

Ya dispone de su propia infraestructura de TI o de un socio tecnológico que la gestiona, y no necesita depender de los servidores en la nube de Microsoft.

En todos estos casos, una licencia Office 2024 de segunda mano ofrece las mismas aplicaciones de Office que Microsoft 365, sin suscripción, sin subidas estructurales de precio y con soporte de Microsoft hasta octubre de 2029. Más información sobre la diferencia entre las licencias CSP y las licencias de segunda mano.

¿Y después de cinco años?

Una objeción frecuente es: “Pero después de cinco años hay que volver a invertir en una nueva licencia.” Es cierto. Office 2024 tiene soporte hasta octubre de 2029. Después de esa fecha, probablemente querrá actualizar a su sucesor, previsiblemente Office 2027 o una versión posterior.

Incluso si después de cinco años vuelve a invertir 150 € en una licencia de segunda mano, su inversión total durante diez años será de solo 300 € por usuario. Con Microsoft 365 Business Standard, esta cifra sería de 1.560 € por usuario en el mismo periodo, y con Microsoft 365 E3 ascendería a 4.380 €. El ahorro sigue siendo estructural, incluso si renueva varias veces.

FAQs

¿Son definitivos los precios de Microsoft 365 utilizados en este cálculo?

El cálculo se basa en los precios de lista en dólares estadounidenses de julio de 2026, después de la subida de precios anunciada, convertidos a euros tras la corrección del tipo de cambio de febrero de 2026. Las tarifas definitivas en euros las fija Microsoft por región y pueden variar. La relación de costes, sin embargo, se mantiene igual.

¿Qué ocurre si ya uso Microsoft 365?

Puede cancelar su suscripción de Microsoft 365 en cualquier momento una vez finalizado el periodo en curso y cambiar a una licencia perpetua. Las aplicaciones de escritorio de Office funcionan de la misma manera. Tenga en cuenta que, al cancelar Microsoft 365, perderá el acceso a Exchange Online, OneDrive y Teams. Haga una copia de seguridad de sus datos en la nube antes de cancelarlo.

¿Son legales las licencias de segunda mano?

Sí. En la sentencia UsedSoft, asunto C 128/11 de 2012, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea confirmó que las licencias de software perpetuas pueden revenderse dentro de la UE. Puede leer más sobre ello en Licencias Microsoft baratas: ¿fiables y legales?

¿También puedo comprar software de servidor de segunda mano?

Sí. Además de Office, también están disponibles Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CALs y otros productos de servidor de Microsoft como licencias por volumen de segunda mano en Softtrader. La ventaja en TCO se aplica a todos estos productos.

¿Cuánto cuesta una licencia de segunda mano en grandes volúmenes?

Los precios de este artículo, 140 € para Standard y 150 € para Pro Plus, son los vigentes en el momento de redactar este contenido. En volúmenes mayores, el precio por licencia suele ser aún más bajo. Solicite un presupuesto sin compromiso y descubra en 24 horas cuánto puede ahorrar.

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