Los paquetes de Microsoft Office están disponibles en varias versiones, cada una con sus características y posibilidades específicas. Dado que las versiones de Office difieren, también lo hacen sus públicos objetivo y las necesidades que satisfacen. Este artículo describirá las versiones Standard y Professional Plus de Microsoft Office, sus características específicas y ofrecerá directrices para ayudarle a determinar qué versión se adapta mejor a sus necesidades.
Microsoft Office Standard
La versión Standard de Microsoft Office ofrece herramientas de productividad capaces de satisfacer la mayoría de las necesidades informáticas de pequeñas y medianas empresas. Incluye varias aplicaciones de productividad, como Word o Excel, que son reconocidas por su eficacia y facilidad de uso. También proporciona varias características interaplicaciones que son importantes de mencionar.
Aplicaciones de Microsoft Office Standard
MS Office Standard incluye todas las aplicaciones básicas de productividad de Office, que son las siguientes:
- MS Word: Crear y editar documentos
- MS Excel: Hojas de cálculo, análisis de datos e informes básicos
- MS PowerPoint: Crear y editar presentaciones/presentaciones de diapositivas
- MS Outlook: Gestión de correo electrónico y calendario
- MS Publisher: Crear materiales de marketing como folletos, volantes y boletines
- MS OneNote: Tomar notas y organizar información
Las aplicaciones que se encuentran en la versión Standard de Office ofrecen una amplia gama de posibilidades, ya sea para el formato de texto o la creación de presentaciones de diapositivas. Todas las aplicaciones dentro de Office Standard vienen completas con todas las características integradas.
Características clave de Microsoft Office Standard
Además de las aplicaciones de productividad, Microsoft Office Standard proporciona características clave interaplicaciones que facilitan la productividad para las empresas y refuerzan la interconexión dentro de las aplicaciones de Office.
En primer lugar, MS Office Standard admite la integración con OneDrive para almacenamiento en la nube, lo que permite compartir archivos y colaborar entre dispositivos. Al ser Microsoft un proveedor de servicios Cloud, OneDrive permite un almacenamiento y compartición de archivos seguros y confiables.
La siguiente característica es la función de coautoría en tiempo real que se encuentra en todas las aplicaciones de Office. Como su nombre indica, esta función permite una coautoría fluida en tiempo real dentro de los documentos, mostrando los cambios al instante y permitiendo un trabajo colaborativo simultáneo.
La última característica que es apreciada por los usuarios de Office es la interfaz fácil de usar en todas las aplicaciones de Office. Aunque Microsoft lanza nuevas versiones de Office cada pocos años, la interfaz de usuario se mantiene consistente en todas las versiones de los paquetes de Office, lo que permite una transición fácil de una versión o aplicación a otra para los usuarios finales. En general, la interfaz de usuario en las aplicaciones de Office permite que los usuarios se familiaricen y se mantengan cómodos con el entorno de Office.
Microsoft Office Professional Plus
Mientras que MS Office Standard está diseñado para satisfacer todas las necesidades de productividad empresarial, Microsoft Office Professional Plus está diseñado para responder a necesidades informáticas más complejas. En comparación con su contraparte Standard, la versión Professional Plus de MS Office ofrece aplicaciones adicionales, así como características interaplicaciones a nivel empresarial esenciales para organizaciones más grandes o aquellas con necesidades informáticas más exigentes.
Aplicaciones de Microsoft Office Professional Plus
MS Office Pro Plus ofrece todas las aplicaciones que se encuentran en su versión Standard. Además de las aplicaciones de Office mencionadas anteriormente, la versión Professional Plus de Office incluye dos aplicaciones de productividad adicionales que son esenciales para organizaciones más grandes.
- Aplicaciones base: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote
- MS Access: Una poderosa herramienta de gestión de bases de datos para crear y gestionar bases de datos.
- MS Teams: Aplicación de colaboración, ofrece funciones de comunicación, almacenamiento de archivos o integración de aplicaciones de terceros. Reemplaza a Skype for Business, que fue descontinuado en julio de 2021.
Características clave de Microsoft Office Professional Plus
Al igual que su versión Standard, Office Professional Plus incluye varias características clave, en su mayoría interaplicaciones. La mayoría de estas características son avanzadas y sirven a necesidades empresariales más técnicas e intensivas. Esto se puede ver en temas de cumplimiento, seguridad o gestión de datos.
La primera característica propia de la versión Professional Plus de MS Office es la gestión avanzada de correo electrónico, que incluye políticas de archivado y retención para Outlook. Esta característica permite gestionar grandes volúmenes de correo electrónico, al mismo tiempo que facilita el cumplimiento de políticas legales u organizacionales.
La segunda característica clave de Office Pro Plus es la adición de herramientas de análisis de datos, como Power Query o Power Pivot, a Excel, que permiten procesar, analizar y visualizar datos complejos. Esta característica es especialmente útil para organizaciones orientadas a los datos, proporcionando las herramientas necesarias para sacar el máximo provecho de cualquier información.
Como se mencionó en la sección de aplicaciones, Office Professional Plus ofrece la aplicación de gestión de bases de datos Microsoft Access. Esta aplicación permite la creación y edición de bases de datos personalizadas, para la gestión de inventarios o la gestión de información de clientes, por citar un par de ejemplos. Microsoft Access es especialmente útil dentro de empresas o departamentos que requieren un cumplimiento legal cuidadoso. Por ejemplo, se puede ver en la contabilidad, para la cual se aplican requisitos legales muy estrictos y para la cual hay grandes cantidades de datos que deben ser procesados y gestionados.
La siguiente característica es la Gestión de Derechos de Información (IRM), que permite proteger datos y documentos sensibles al restringir los accesos y permisos de edición. Además de IRM, hay más herramientas de cumplimiento legal disponibles en Office Professional Plus para cumplir con los requisitos regulatorios vinculados a empresas más grandes o organizaciones con necesidades informáticas intensivas.
Finalmente, Office Professional Plus añade más características colaborativas al entorno de Office. Esto se ve principalmente a través de la integración de Microsoft Teams en la suite de Office, reemplazando a Skype for Business desde julio de 2021. Microsoft Teams ofrece una amplia gama de opciones de comunicación, así como capacidades de adaptación e integración para que las empresas puedan personalizar la experiencia de sus usuarios dentro de MS Teams.
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Office Standard vs. Professional Plus: ¿Qué versión elegir?
Ambas versiones de Microsoft Office ofrecen excelentes herramientas de productividad para empresas de todos los tamaños. Dependiendo de tus necesidades informáticas específicas o necesidades de escalabilidad, es importante elegir la suite de Office adecuada para tu empresa. Para guiarte en tu elección, esta sección presentará una tabla comparativa, así como más información sobre qué versión elegir para satisfacer las necesidades empresariales.
Como se mencionó en la tabla anterior, ambas versiones de Microsoft Office están dirigidas a diferentes públicos.
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Elegir Microsoft Office Standard
Primero, Office Standard está principalmente dirigido a pequeñas y medianas empresas (PYMEs) con necesidades básicas de TI, seguridad o gestión de datos. Con las aplicaciones base de Office, la integración confiable con la nube de OneDrive y características colaborativas como la coautoría en tiempo real, Microsoft Office Standard es una solución muy capaz para satisfacer las necesidades de productividad empresarial. Además, Office Standard es más accesible que su contraparte Professional Plus en cuanto a precio.
Elige MS Office Standard si:
- Eres una pequeña/mediana empresa
- Tienes necesidades básicas de TI, seguridad o gestión de bases de datos
- Buscas un precio más bajo
Elegir Microsoft Office Professional Plus
En cuanto a Office Professional Plus, las organizaciones más grandes o complejas con necesidades que requieren una gestión avanzada son el público principal. Esto se puede ver a través de la adición de herramientas avanzadas y aplicaciones de gestión adicionales, como Microsoft Access para la gestión de bases de datos. También está dirigido a organizaciones más pequeñas con altas demandas de TI, seguridad o cumplimiento normativo. Esto se puede ver en la industria financiera, por ejemplo, en la que los datos son sensibles y el cumplimiento normativo es clave. Además, también están dirigidas las pequeñas empresas con grandes necesidades de colaboración, como en la industria de recursos humanos, por ejemplo, en la que el uso integrado de Microsoft Teams es común.
Elige MS Office Professional Plus si:
- Eres una empresa más grande
- Tienes necesidades más avanzadas de TI, seguridad o gestión de bases de datos
- Tienes necesidades avanzadas de colaboración
¿Quieres saber más sobre las diferentes versiones de Microsoft Office? Lee sobre las diferentes versiones de Office 2024.
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