Software Asset Management (SAM)

La gestión de activos de software es una actividad empresarial que se centra en cartografiar y optimizar la infraestructura y los procesos de software de una organización. Al optimizar aspectos como la compra, el uso, el mantenimiento, el control y las ventas de software, las organizaciones pueden perseguir una gestión, un control, una protección y un cumplimiento eficaces del software. El objetivo superior de esta actividad empresarial es utilizar eficazmente los activos de software y así ahorrar costes y evitar peligros legales, mientras que la productividad del usuario final es de vital importancia. Garantizar el cumplimiento del software es una práctica que se aplica para asegurar que una organización no encuentre ningún problema durante una auditoría de cumplimiento. Durante dichas auditorías, se comprueba el cumplimiento de las licencias y normativas de software pertinentes para garantizar que la organización cumple las obligaciones legales y contractuales relacionadas con el software utilizado. Al tomarse en serio el cumplimiento del software, una organización puede garantizarlo de forma proactiva y reducir los posibles riesgos legales y financieros. La gestión de activos de software es importante para las grandes organizaciones, pero las pymes prestan cada vez más atención a la SAM. Hay algunas tecnologías que pueden ayudar con la Gestión de Activos de Software, que se discutirán más adelante en este artículo.

¿Por qué es importante la gestión de activos de software (SAM)?

La Gestión de Activos de Software puede llevarse a cabo de diferentes maneras dentro de una organización, con diferentes beneficios. La Gestión de Activos de Software conllevaría los siguientes beneficios:

1. La Gestión de Activos de Software ayuda a ahorrar costes, a través de SAM las organizaciones pueden saber exactamente qué licencias están o no en uso, y pueden tomar medidas como la venta de licencias sobrantes. En resumen, los presupuestos de TI pueden utilizarse de forma más eficaz y los recursos disponibles pueden utilizarse de forma más inteligente.
2. La Gestión de Activos de Software ayuda con la visión financiera para crear una estimación de costes anuales y predecir los costes futuros.
3. La Gestión de Activos de Software conlleva un menor riesgo, especialmente en áreas como el cumplimiento normativo. SAM puede utilizarse para determinar si se están utilizando licencias ilegales y si hay suficientes licencias disponibles.

Cuando una organización cumple las normas de software, es importante que lo siga haciendo. Hay varias formas de promoverlo, a continuación se indican algunos de los pasos recomendados:

1. Nombrar un administrador de activos de software;
2. Designar un administrador de licencias;
3. Elaborar una política de uso de software y comunicarla a los usuarios;
4. Centralizar la compra de software;
5. Reducir al mínimo el número de proveedores de software;
6. Tomar medidas administrativas para registrar el número de usuarios y licencias de software con pruebas de compra.

Herramientas de gestión de activos de software (SAM)

1. Herramientas de inventario de software

Mientras que en años anteriores los gestores de activos de software solían utilizar complicadas hojas de cálculo de Excel para proporcionar una visión clara de los activos de software, cada vez más organizaciones están cambiando a herramientas de inventario de software. Los sistemas de una red pueden escanearse fácilmente utilizando una herramienta de inventario de software. Estas herramientas se utilizan para crear un inventario automatizado del software instalado en los distintos dispositivos de una red. Este proceso proporciona a las organizaciones una forma estructurada de obtener información sobre los activos de software en uso, lo que puede ayudarles a gestionar y proteger eficazmente su entorno de TI. La herramienta recopila información sobre los sistemas y el software instalado en ellos. En resumen: las herramientas de inventario de software identifican las licencias de software disponibles.

1. Gestor de licencias

Mientras que una herramienta de inventario de software se centra principalmente en la identificación de sistemas y software, un gestor de licencias profundiza en la garantía del cumplimiento y los acuerdos de licencia. Este software está diseñado para rastrear y supervisar el número de licencias disponibles y, cuando sea necesario, proporcionar notificaciones cuando no se cumplan los requisitos de licencia. Por ejemplo, los Gestores de Licencias se esfuerzan por ayudar a las organizaciones a optimizar los costes de las licencias y garantizar que estas organizaciones no violan los acuerdos de licencia. Este tipo de tecnología SAM puede utilizarse en combinación con una herramienta de inventario de software.

1. Herramientas de medición de software

La medición de software es una potente aplicación que permite a las organizaciones medir el uso de determinadas aplicaciones de software entre sus usuarios. De este modo, los departamentos de TI pueden justificar mejor determinadas elecciones. Basándose en las cifras clave de la medición de software, se puede optar por no renovar ciertas licencias de software porque no se utilizan lo suficiente. Esto ahorra dinero y otros recursos a las organizaciones.

1. Control de aplicaciones

El control de aplicaciones es una tecnología importante dentro de SAM. Mediante esta herramienta, los expertos en TI pueden limitar o deshabilitar por completo el acceso a determinadas aplicaciones para usuarios seleccionados. Esta herramienta es indispensable en organizaciones con datos sensibles o mucha estructura jerárquica.

1. Herramientas de despliegue de software

Las herramientas de despliegue de software agilizan el proceso de distribución de software y actualizaciones dentro de la red de una organización. Estas herramientas son capaces de instalar y desplegar aplicaciones en los dispositivos conectados a la red desde un punto central.

1. Herramientas de gestión de parches

Las herramientas de gestión de parches son aplicaciones de software utilizadas para simplificar y automatizar el proceso de identificación, gestión y despliegue de parches y actualizaciones de software para sistemas operativos, aplicaciones y otros componentes de software. Su objetivo es mejorar la seguridad, la estabilidad y el rendimiento de los sistemas informáticos y las redes mediante la corrección de vulnerabilidades conocidas.

1. Herramientas de gestión de solicitudes

Las herramientas de gestión de solicitudes se utilizan para permitir a los empleados enviar solicitudes de software a través de un formulario centralizado, agilizando el proceso de solicitud, garantizando la documentación adecuada y permitiendo una comunicación eficaz entre los solicitantes y los equipos de TI.